Privacyverklaring - MEETINGMATE MANAGEMENT CONSULTANCY

Als je met ons samenwerkt, dan verstrek je bepaalde gegevens aan ons. In deze verklaring lees je hoe we zorgvuldig en vertrouwelijk met je gegevens omgaan. We houden ons strikt aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en verwerken gegevens uitsluitend met jouw goedkeuring of conform wettelijke verplichtingen. Onze privacyverklaring kun je 24/7 raadplegen en downloaden via https://meeting-mate.nl/privacyverklaring-nl.html

Onze contactgegevens

MEETINGMATE MANAGEMENT CONSULTANCY - FZCO (hierna ook aangeduid met: We/Wij/Ons etc).
Premises No 65699-001 IFZA Business Park, Dubai, UAE
Tax Registration Number: 105156376300001
contact@meeting-mate.nl
www.meeting-mate.nl

Persoonsgegevens die we verwerken

We verwerken je gegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die we verwerken:

NAW-gegevens
Bedrijfsgegevens
Contactgegevens
Geboortedatum en -plaats
Geslacht
Persoonlijke motivatie en profilering
Werkervaring
Gegevens omtrent IP-adres, internetbrowser en apparaat type
Surfgedrag via cookies en vergelijkbare technologieën
Financiële informatie
Overige gegevens die je aan ons verstrekt

Geen verwerking van gegevens van personen jonger dan 18 jaar

We hebben niet de bedoeling om persoonsgegevens te verzamelen personen die jonger zijn dan 18 jaar. Onze producten, diensten en website zijn niet ontworpen voor, noch gericht op, personen onder de 18 jaar, tenzij zij expliciete toestemming hebben van hun ouders en/of wettelijke voogd.

Omdat we in de regel niet in staat zijn om te controleren of je jonger bent dan 18 jaar, gaan we ervan uit dat je 18 jaar of ouder bent. Als je jonger bent dan 18, we ervan uit dat je ouders of voogden betrokken zijn bij je onlineactiviteiten en toestemming hebben gegeven. Mocht een ouder of voogd ontdekken dat we onterecht gegevens hebben verzameld, verzoeken we hen vriendelijk om contact met ons op te nemen. In dat geval zullen we, indien mogelijk, de verzamelde gegevens uit onze systemen verwijderen.

Doeleinden

De verwerking van gegevens omvat een reeks handelingen, zoals het verzamelen, registreren, bewaren, aanpassen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken en/of verwijderen van deze gegevens. Voor het verwerken van gegevens handelen we in beginsel als 'verwerkingsverantwoordelijke' in de zin van de AVG. In het geval wij niet het doel en/of de manier bepalen waarop persoonsgegevens worden verwerkt, handelen we als 'verwerker' in de zin van de AVG.

We verwerken je gegevens om de overeenkomst die we met je aangaan uit te voeren of ten behoeve van de voorbereiding daarvan. Dit kan bijvoorbeeld noodzakelijk zijn wanneer je deelneemt aan cursussen die wij organiseren. Door je gegevens te verwerken in dit kader, kunnen we alles goed voorbereiden en ervoor zorgen dat we aan je verwachtingen voldoen.

We verwerken je gegevens om contact met je te onderhouden. Dit stelt ons in staat om je snel van de juiste informatie te voorzien of om vragen die je hebt efficiënt te beantwoorden.

We verwerken je gegevens om onze dienstverlening te verbeteren. Dit doen we door bijvoorbeeld jouw feedback te analyseren of door je (surf)gedrag op onze online omgevingen bij te houden. Op die manier kunnen we beter inspelen op je wensen en behoeften en tegelijkertijd onze dienstverlening verbeteren.

We verwerken je gegevens om je te informeren over nieuwe diensten, producten of evenementen die voor jou van belang kunnen zijn. Dit doen we voor marketingdoeleinden, zodat je altijd op de hoogte bent van relevante updates die we aanbieden en die aansluiten bij jouw interesses.

We verwerken je gegevens om administratieve taken goed uit te voeren, zoals het opstellen van facturen voor de producten of diensten die we leveren. Dit zorgt ervoor dat betalingen op een correcte en efficiënte manier kunnen worden verwerkt.

We verwerken je gegevens om achterstallige betalingen te innen, indien van toepassing. Dit kan ook inhouden dat we incassomaatregelen treffen, mocht dat nodig zijn om de betaling te verkrijgen. Het verwerken van je gegevens in deze situatie stelt ons in staat om onze financiële verplichtingen na te komen en zorgt ervoor dat alles op een gepaste en professionele manier wordt afgehandeld.

We verwerken jouw gegevens om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die voor ons gelden. Dit kan bijvoorbeeld het bewaren van gegevens voor belastingdoeleinden zijn of het naleven van andere relevante wet- en regelgeving. Door je gegevens op de juiste manier te verwerken, zorgen we ervoor dat we altijd binnen de wettelijke kaders blijven en onze verplichtingen als bedrijf correct nakomen.

Grondslagen

We verwerken alle gegevens uitsluitend op basis van de grondslagen die zijn vastgelegd in de AVG. Deze wettelijke basis zorgt ervoor dat we jouw gegevens op een verantwoorde en transparante manier behandelen. De belangrijkste grondslagen zijn:

Met jouw toestemming
Voor een goede uitvoering van de overeenkomst
Voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen
Voor ons gerechtvaardigd belang of die van een derde, zoals marketing, reclame, beveiliging, IT-beheer, analyse naar eigen producten of diensten, bedrijfshuishouding, rechtsbijstand, intern beheer etc.

Hoe verkrijgen we gegevens

We verzamelen en verwerken gegevens die je zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld via onze website, social media, cookies, e-mail, telefoon, apps of andere kanalen. Daarnaast kunnen we ook gegevens verkrijgen en verwerken die door derden aan ons worden doorgegeven, bijvoorbeeld op basis van een wettelijke of contractuele verplichting.

De verwerking van gegevens heeft betrekking op een breed scala van personen waarmee we in contact staan, of die onze website bezoeken. Dit omvat zowel directe als indirecte betrokkenen bij onze diensten. Concreet betekent dit dat we gegevens verwerken van mensen met wie we samenwerken, zoals klanten, leveranciers en partners, maar ook van bezoekers van onze website die mogelijk informatie aanvragen, diensten afnemen of zich inschrijven voor evenementen en activiteiten die we organiseren.

Strikt noodzakelijke cookies

Strikt noodzakelijke cookies verzamelen geen persoonlijke gegevens die je kunnen identificeren. Deze cookies zijn essentieel voor de werking van onze online omgevingen, zoals website. Ze worden automatisch geactiveerd wanneer je een actie uitvoert, zoals inloggen of het invullen van een formulier. Zonder deze cookies kan onze online omgeving niet goed functioneren. Je hebt de mogelijkheid om deze cookies via je browser te blokkeren, maar houd er rekening mee dat bepaalde delen van de online omgeving dan mogelijk niet meer werken.

Functionele cookies

Functionele cookies zorgen ervoor dat je voorkeuren behouden blijven, zoals taalinstellingen. Met deze cookies kunnen onze online omgevingen bepaalde functies bieden en persoonlijke voorkeuren onthouden. Ze worden zowel door onszelf ingesteld, als door externe partijen die diensten op onze online omgeving aanbieden.

Prestatiecookies

Prestatiecookies helpen ons bij het verzamelen van gegevens over het aantal bezoekers van onze online omgevingen en de herkomst van deze bezoekers. Deze informatie stelt ons in staat om de prestaties te analyseren en te verbeteren. Prestatiecookies zijn anoniem; we weten niet wie welke pagina's bezoekt, maar we kunnen wel zien hoeveel gebruikers een bepaalde pagina bekijken. Ze laten ons zien welke pagina's populair zijn en op welke manier gebruikers zich door onze online omgeving navigeren. Sommige van deze cookies worden ook door Google geplaatst om analyses te ondersteunen.

Doelgroepgerichte cookies

Doelgroepgerichte cookies worden ingesteld door onze partners en helpen ons om je gerichte en gepersonaliseerde advertenties of meldingen te tonen. Denk hierbij aan promoties, kortingscodes of cursusaanbiedingen die aansluiten bij jouw interesses. Ze slaan geen directe persoonlijke gegevens op, maar zorgen ervoor dat de advertenties die je ziet relevant zijn voor jou. Sommige van deze cookies worden door Google gebruikt om gerichte advertenties aan te bieden.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

Gegevens over je gezondheid worden beschouwd als bijzondere en/of gevoelige gegevens. Als je ervoor kiest om deze informatie met ons te delen, verwerken wij deze uitsluitend met jouw toestemming. Het doel van deze verwerking is om jouw persoonlijke situatie beter te begrijpen. We zorgen ervoor dat wij deze gegevens met de grootste zorg en vertrouwelijkheid behandelen en uitsluitend ten behoeve ons contact of het goed kunnen uitvoeren van de overeenkomst.

Hoe gaan we om met gegevens

Wij gaan zorgvuldig om met de gegevens die je ons toevertrouwt. Alleen medewerkers die hiervoor geautoriseerd zijn, zoals personen die betrokken zijn bij de uitvoering van de overeenkomst, mogen je gegevens inzien en verwerken.

We voeren nimmer geautomatiseerde besluitvorming uit die significante gevolgen voor je kunnen hebben. Dit betekent dat er geen besluiten worden genomen door middel van computerprogramma's of systemen zonder tussenkomst van een persoon.

Gegevens kunnen worden gedeeld met verwerkers of zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken, zoals IT- en hostingbedrijven, HR-dienstverleners, externe adviseurs, accountants, onze rechtsbijstand of andere derde partijen, wanneer dit nodig is voor de uitvoering van onze diensten. Bedrijven die jouw gegevens in opdracht van ons verwerken moeten hetzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid waarborgen als wij. In sommige gevallen kunnen we verplicht zijn om persoonsgegevens te verstrekken aan bevoegde instanties, zoals toezichthouders of andere publieke autoriteiten, op basis van wettelijke verplichtingen. Daarnaast kunnen we gegevens delen met derden wanneer je hiervoor expliciete toestemming hebt gegeven. Dit betreft partijen die niet eerder zijn genoemd.

We kunnen gegevens verstrekken aan andere landen binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Deze landen bieden een vergelijkbaar beschermingsniveau voor persoonsgegevens als Nederland. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer we gegevens delen om de overeenkomst na te komen of voor een efficiënte bedrijfsvoering. Gegevens zullen alleen naar landen buiten de EER worden verzonden als er adequate beschermingsmaatregelen zijn, zoals een contractuele regeling of andere waarborgen die voldoen aan de geldende wetgeving op het gebied van gegevensbescherming.

Wij verstrekken persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst of wanneer we wettelijk verplicht zijn om dit te doen. Je gegevens worden nimmer door ons verkocht aan derden.

Bewaartermijn

De AVG legt geen specifieke termijnen vast voor hoe lang gegevens bewaard moeten worden. Wel stelt de AVG als principe dat gegevens niet langer mogen worden bewaard dan strikt noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. In lijn met dit uitgangspunt hebben wij de volgende bewaartermijnen vastgesteld voor de verschillende (categorieën) persoonsgegevens die wij verwerken:

Een onbepaalde bewaartermijn voor gegevens die je zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld om op de hoogte te blijven van aanbiedingen. Deze gegevens worden bewaard tot de toestemming door jou wordt ingetrokken.
Een termijn van 7 jaar na het einde van een boekjaar voor gegevens die noodzakelijk zijn voor onze financiële bedrijfs- en/of salarisadministratie.
Een termijn van 2 jaar na het einde van een dienstverband voor gegevens met betrekking tot functionerings- en/of beoordelingsverslagen.
Een termijn van 4 weken voor gegevens van sollicitanten, ingaande na het einde van de sollicitatieprocedure.

Zodra gegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, zullen we deze niet langer bewaren. In dat geval nemen we de nodige stappen om de gegevens te verwijderen of te anonimiseren. Het verwijderen van gegevens houdt in dat we ze volledig uit onze systemen verwijderen, zodat ze niet meer toegankelijk of bruikbaar zijn. Anonimiseren betekent dat we de gegevens zodanig aanpassen dat ze niet langer herleidbaar zijn tot een specifieke persoon, zonder dat we alsnog de mogelijkheid hebben om ze opnieuw te identificeren.

Beveiliging

We hebben zowel technische als organisatorische maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat jouw gegevens goed beschermd zijn. Deze maatregelen zijn zorgvuldig gekozen en aangepast aan de huidige technologieën om de veiligheid te waarborgen:

We zorgen ervoor dat onze servers goed beveiligd zijn om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot gegevens.
Onze computers zijn uitgerust met virusscanners en firewalls, die helpen om de bescherming van gegevens te versterken tegen mogelijke bedreigingen van buitenaf.
Onze medewerkers zijn verplicht om vertrouwelijk om te gaan met gegevens, zodat de bescherming van gegevens altijd gewaarborgd is.
We hebben interne gedragsregels voor onze medewerkers, zodat zij zich bewust zijn van de noodzaak om gegevens veilig te houden en zorgvuldig met deze informatie om te gaan.
Daarnaast blijven we ons inzetten om, volgens de huidige technologische mogelijkheden, de nodige stappen te ondernemen om persoonsgegevens te beschermen tegen datalekken.

Rechten

Op basis van de AVG heb je de volgende rechten:

Je hebt het recht om te weten waarom we jouw persoonsgegevens verzamelen, wat we ermee doen en hoe lang we ze bewaren. We willen ervoor zorgen dat je altijd duidelijk begrijpt waarom we je gegevens nodig hebben en hoe we ermee omgaan.
Je kunt altijd aan ons vragen om te zien welke gegevens we van jou hebben. Dit geeft je de mogelijkheid om te controleren welke informatie we bewaren en hoe we die gebruiken, zodat je weet wat er met jouw gegevens gebeurt.
Als je merkt dat er iets niet klopt met de gegevens die we van jou hebben, of als je bepaalde informatie wilt aanvullen of verwijderen, kun je dat op elk moment doen. Het is belangrijk voor ons dat je gegevens juist en up-to-date zijn, dus je hebt altijd de controle over wat we van jou bewaren.
Je hebt het recht om je gegevens van ons te ontvangen, zodat je deze bijvoorbeeld kunt overdragen naar een andere organisatie die jouw gegevens verwerkt. Dit maakt het makkelijker om van dienst te wisselen zonder je gegevens opnieuw te moeten invullen.
Als je ons toestemming hebt gegeven om jouw gegevens te verwerken, kun je die toestemming op elk moment weer intrekken. Zodra je dat doet, zullen we jouw gegevens verwijderen, tenzij we een andere reden hebben om ze nog te bewaren volgens de wet.
Als je het niet eens bent met hoe wij je gegevens gebruiken, kun je bezwaar maken en ons vragen om ermee te stoppen. We zullen kijken naar je verzoek en het inwilligen, tenzij we een sterke reden hebben om je gegevens toch te blijven gebruiken die zwaarder weegt dan jouw bezwaar.
We zullen alle gegevens uit onze systemen verwijderen of anonimiseren als we geen goede reden meer hebben om ze te bewaren. Dit kan gebeuren in de volgende situaties:

a. Als de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor we ze oorspronkelijk hebben verzameld. Bijvoorbeeld, als je een bepaalde dienst niet meer afneemt en we de gegevens dus niet meer nodig hebben om die dienst aan je te leveren.
b. Als je aangeeft dat je niet meer wilt dat we je gegevens verwerken, en er is geen andere wettelijke reden voor ons om ze nog steeds te bewaren of te gebruiken. Dit betekent dat we de gegevens moeten verwijderen zodra jij je toestemming intrekt.
c. Als je bezwaar maakt tegen de verwerking van je gegevens, en er zijn geen sterke of dringende redenen die ons dwingen om die gegevens toch te blijven gebruiken.
d. Als we je gegevens op een onjuiste manier hebben verwerkt, bijvoorbeeld als we niet volgens de regels hebben gehandeld of je gegevens onterecht hebben gebruikt.
e. Als de wet ons verplicht om je gegevens te wissen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als we verplicht worden om gegevens te verwijderen door een wet of een overheidsinstantie.

Als je gebruik wilt maken van een of meerdere rechten, kun je eenvoudig contact met ons opnemen via contact@meeting-mate.nl. Zorg ervoor dat je altijd duidelijk aangeeft wie je bent en in welke hoedanigheid je contact met ons opneemt.

Klachten

Als je een klacht hebt, aarzel dan niet om deze bij ons kenbaar te maken. Wij staan open voor feedback en willen ervoor zorgen dat eventuele zorgen die je hebt op een goede manier worden behandeld. We doen ons best om je klacht binnen vier weken te verwerken en je een antwoord te geven, tenzij we om een of andere reden meer tijd nodig hebben om je klacht goed te kunnen behandelen.

Mocht je niet tevreden zijn met de manier waarop wij je klacht hebben opgelost, dan willen we je erop wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze instantie is bevoegd om jouw klacht te beoordelen en beschikt over een officiële klachtenprocedure die zij kunnen volgen om verdere stappen te ondernemen.

Wijzigingen in deze Privacyverklaring

We behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring van tijd tot tijd te wijzigen. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze pagina te raadplegen, zodat je altijd op de hoogte bent van eventuele aanpassingen. De meest recente versie van de privacyverklaring zal altijd op onze website te vinden zijn.

Deze privacyverklaring kun je tevens raadplegen en downloaden op https://meeting-mate.nl/privacyverklaring-nl.html